Инвентаризация в бухучёте — проводки по шагам: излишки и недостачи

Случаи обязательной инвентаризации перечислены в ФСБУ 28/2023: перед составлением годовой отчётности, при смене материально ответственного лица, при выявлении порчи и хищений, после пожара или наводнения, при продаже и ликвидации организации. Остальные проверки проводятся по желанию руководителя — сколько угодно часто. Основание каждой проверки — приказ по форме ИНВ-22: в нём фиксируют причины, состав комиссии, объекты и сроки. Независимо от формы, приказ — первый документ, который запросит аудитор.

В комиссию включают администрацию, бухгалтерию и специалистов — а вот материально ответственное лицо в состав не входит: оно присутствует, даёт объяснения и подписывает описи, но не проверяет само себя. До пересчёта МОЛ оформляет расписку в начале описи: все расходные и приходные документы сданы, неоприходованных ценностей нет. Бухгалтерия завершает обработку последних документов, чтобы учётные остатки были готовы к сверке.

Переучёт идёт по каждому наименованию: товарно-материальные ценности вносятся в инвентаризационную опись ИНВ-3 — номенклатурный номер, количество, цена, сумма. Пересчёт идёт одновременно с заполнением — «потом по памяти» нельзя. Пустые строки прочёркиваются, чтобы ничего не дописали после. Если проверка затягивается, а товары едут и уезжают, оформляются отдельные описи «на поступившее» и «на выбывшее». Заполненная ИНВ-3 подписывается комиссией и МОЛ — второй экземпляр получает материально ответственное лицо.

Основные средства описываются по форме ИНВ-1 (на каждый объект — состояние и заводской номер), НМА — по ИНВ-1а. Касса проверяется полным пересчётом наличных по акту ИНВ-15 в день инвентаризации, с обрывом онлайн-кассы и снятием Z-отчёта. Расчёты с покупателями и поставщиками сверяются по акту ИНВ-17: каждая сумма подтверждается актом сверки, безнадёжные долги помечаются для списания. В проверку попадают и забалансовые счета: арендованный стеллаж, исчезнувший со склада, — тоже убыток.

Бухгалтерия переносит данные описей в сличительные ведомости: для ТМЦ — ИНВ-19, для ОС и НМА — ИНВ-18. Каждое расхождение комиссия разбирает по существу: у МОЛ берут письменные объяснения, проверяют документы на движение за день проверки. Пересортица (один товар в излишке, другой в недостаче) может быть зачтена взаимно — но только по решению комиссии и с объяснительными, а не автоматически. Итог оформляется протоколом: излишки — к оприходованию, недостачи — на счёт 94.

Излишки приходуются по рыночной стоимости на дату инвентаризации — это прочий доход организации. В налоговом учёте сумма излишков тоже становится внереализационным доходом (ст. 250 НК РФ), спрятать её не получится: опись и сличительная ведомость попадают к налоговой при проверке. Основание для проводки — приказ руководителя по итогам инвентаризации.

Недостача по каждому наименованию отражается по дебету счёта 94 в корреспонденции со счётом ценностей. Дальше судьба суммы зависит от причин: в пределах норм естественной убыли — на затраты производства или издержки, сверх норм и при виновных — на счёт 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», при отсутствии виновных — на прочие расходы (шаг 8). Пока виновник не определён, сумма живёт на 94-м: счёт не может «висеть» месяцами без решения.

Если виновное лицо установлено, сумма с 94-го переносится на 73-й: работник может возместить её в кассу, на счёт или через удержание из зарплаты (не более 20% от выплаты по ст. 138 ТК РФ). Упущенную выгоду взыскать нельзя, но разницу между учётной и рыночной стоимостью — можно. Если виновных нет, суд отказал или взыскать невозможно, недостача списывается на прочие расходы — с даты решения суда или протокола. Списание «на расходы» без документов о поиске виновника — прямая претензия при проверке.