Шаблоны бухгалтерских документов: образцы заполнения
Двадцать три образца первичных документов — от счёта-фактуры и УПД до приказа на отпуск и описи ИНВ-3 — разобраны как «анатомия документа»: каждый реквизит заполнен реалистичным примером, а клик по полю раскрывает подсказку, что здесь писать и почему. Удобно держать открытым рядом с учётной программой, когда образцы первичных документов нужны «здесь и сейчас».
Счёт на оплату
Выставляется покупателю, когда по договору нужна оплата: за товар, работы или услуги. Сам по себе счёт сделку не создаёт — он помогает продавцу получить деньги и покупателю правильно оформить платёж.
Счёт-фактура
Выставляет плательщик НДС при реализации товаров, работ или услуг и при получении аванса. Это документ для вычета налога у покупателя и для регистрации в книге продаж у продавца.
УПД со статусом 1
Универсальный передаточный документ со статусом 1 заменяет сразу накладную (или акт) и счёт-фактуру. Удобен, когда не хочется вести два документа: отгрузка, НДС и приёмка покупателем живут в одной форме.
УПД со статусом 2
УПД со статусом 2 — только первичный документ без функции счёта-фактуры. Его используют неплательщики НДС, освобождённые по статье 149 и продавцы на УСН: отгрузка и приёмка фиксируются одной формой, налоговые графы не работают.
Акт выполненных работ
Закрывает оказанные услуги или выполненные работы: исполнитель передаёт результат, заказчик подтверждает приёмку. На основании акта признают расход у заказчика и выручку у исполнителя.
Акт приёма-передачи ОС (ОС-1)
Оформляет передачу основного средства между организациями: при покупке, продаже или внутреннем перемещении. Именно акт — основание принять объект к учёту и начать амортизацию.
Товарная накладная ТОРГ-12
Фиксирует передачу товара покупателю: кто, что, сколько и по какой цене отгрузил. Основание для проводок по продаже у поставщика и оприходованию у покупателя. Если ведёте УПД со статусом 1 — ТОРГ-12 не нужна.
Кассовый чек онлайн-кассы (54-ФЗ)
Каждый расчёт с деньгами или электронными средствами платежа должен проходить через онлайн-кассу, и чек — главное подтверждение расходов подотчётника. Разбираем реквизиты, которые обязательны по 54-ФЗ.
Платёжное поручение
Основной документ для списания денег со счёта: оплата поставщикам, налоги, зарплата. Ошибки в реквизитах и назначении платежа обходятся дороже всего — разбираем каждое поле.
Авансовый отчёт
Сотрудник отчитывается за выданные подотчётные деньги: командировка, закупка канцтоваров, оплата услуг. Отчёт подтверждает расход аванса и служит основанием для проводок по счёту 71.
Приказ о приёме на работу
Оформляет приём сотрудника на работу и доводит до бухгалтерии условия: должность, оклад, дата. Основание для кадровой службы открыть личное дело, а бухгалтеру — начать начислять зарплату.
Приказ на отпуск
Оформляет ежегодный оплачиваемый отпуск: фиксирует период работы, за который даётся отпуск, число дней и даты. На основании приказа бухгалтер начисляет отпускные по среднему заработку.
Трудовой договор
Заключается с каждым работником при приёме: без него трудовые отношения не оформлены. Разбираем существенные условия по ст. 57 ТК — без них договор уязвим для проверок и споров.
Договор поставки
Регулирует регулярные поставки товара между организациями: что, когда, по какой цене и в каком порядке платим. Для бухгалтера договор — источник условий для проводок, НДС и контроля дебиторки.
Акт сверки взаиморасчётов
Сверяет расчёты с контрагентом за период: отгрузки, оплаты, сальдо. Не первичный документ, но защищает в споре о задолженности и помогает разойтись по актам сверки с ФНС без сюрпризов.
Доверенность на получение ТМЦ (М-2)
Выдаётся сотруднику, который получает товарно-материальные ценности от поставщика лично. Без доверенности кладовщик поставщика не отгрузит товар постороннему, даже если он «приехал от покупателя».
Счёт-договор
Один документ заменяет договор и счёт: продавец формулирует условия оферты, оплата покупателя — акцепт. Удобно для разовых сделок и мелких услуг, когда полноценный договор избыточен.
Товарный чек
Выдаётся покупателю-физлицу по требованию вместе с кассовым чеком, а для продавцов без онлайн-кассы (плательщики НПД) заменяет её. Организации принимают товарный чек в подотчёт как подтверждение покупки.
Справка о зарплате
Выдаётся работнику по его заявлению: для банка, пособий, визы, соцзащиты. Унифицированной формы нет — но есть обязательные реквизиты, без которых справку не примут по назначению.
Инвентаризационная опись ИНВ-3
Фиксирует фактические остатки товарно-материальных ценностей при инвентаризации на складе. Итоги описи — основание для проводок по излишкам и недостачам на счёте 94.
Акты КС-2 и КС-3 (СМР)
Принимают строительно-монтажные работы: КС-2 — акт о приёмке выполненных работ, КС-3 — справка о стоимости работ и затрат. Пара КС-2 + КС-3 — стандарт строительства и капитального ремонта.
График отпусков (Т-7)
Обязательный документ всех работодателей: планирует отпуска на год. Утверждается до наступления календарного года и обязателен и для компании, и для работника — как договор.
Заявление на вычет НДФЛ на детей
Пишется работодателю, чтобы получать стандартный налоговый вычет на детей прямо в зарплате: НДФЛ удерживают с меньшей базы. Без заявления вычет не дадут — он предоставляется по желанию работника.
Как пользоваться образцами: три шага
- 1
Найдите свой документ
Фильтр выше разделяет шаблоны по типам: счета и деньги, отгрузка и НДС, акты, кадры, склад, договоры. Каждая карточка подскажет, когда документ нужен.
- 2
Разберите анатомию по полям
На странице документа — заполненный образец: клик по любому реквизиту раскрывает подсказку «что писать и почему». Прогресс покажет, сколько полей вы уже разобрали.
- 3
Закрепите практикой
Соберите полный пакет документов под операцию в генераторе первички и проверьте проводки в конструкторе — так образец превратится в навык.
Открыть генератор первички
Частые вопросы
Знаете реквизиты — соберите пакет целиком
Генератор первички проверит, всё ли на месте под операцию, а конструктор проводок покажет, какая запись пойдёт в учёт по каждому документу.