ПКО и РКО: кассовые документы без ошибок
Приходные и расходные кассовые ордера — самый частый «бумажный» участок кассы, и именно здесь инспекторы любят искать реквизитные косяки. Собрали правила 402-ФЗ и Указания 3210-У в один разбор: кто обязан оформлять кассовые документы, что писать в каждом поле и когда ПКО достаточно одного на смену.
минимальный срок хранения кассовых документов (ст. 29 закона № 402-ФЗ)
Кассовые документы — первичка по ст. 9 402-ФЗ, поэтому сумма прописью в них законом не обязательна. А вот подпись получателя в РКО и итог дня в кассовой книге — обязательные «якоря»: без них операция при проверке и в споре выглядит незавершённой.
Интерактив гайда
Чек-лист самопроверки ПКО
Готово 0 из 8Как это устроено: по шагам
Поймите, обязаны ли вы оформлять кассовые документы
Все юридические лица — да. Малые предприятия и ИП с 30.11.2020 вправе не оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу (п. 4.1 Указания 3210-У в ред. Указания 5587-У), если обеспечивают сохранность первички и учёт наличных. На практике оформлять всё равно удобнее: документы выручают в спорах с покупателями и работниками.
Проверьте реквизиты по ст. 9 402-ФЗ
Название документа, дата, кто составил, содержание факта хозяйственной жизни, величина денежного измерения, ответственные лица и их подписи. Это общий каркас для ПКО, РКО и кассовой книги — а вот «подстраховки» вроде суммы прописью закон не требует.
Оформляйте ПКО на каждую приёмку наличных
В ПКО — номер по порядку, дата, вноситель, основание и сумма. При онлайн-кассах допустим один ПКО на общую сумму принятых наличных за день по данным ККТ на конец смены (исключение — платёжные агенты). Чек ККТ ПКО не заменяет: чек — фискальный документ, ПКО — учётный.
Выдавайте РКО только под подпись
РКО выписывают в день выдачи; получатель ставит подпись — без неё операция считается незакрытой, и доказать выдачу при споре почти невозможно. На РКО же оформляется и возврат подотчётных сумм в кассу.
Ведите кассовую книгу — на бумаге или в электронке
Книга может вестись автоматически (п. 4.7 Указания 3210-У): электронный вариант подписывается электронной подписью и не распечатывается. Каждый лист — итог дня по всем ПКО и РКО. Малые предприятия и ИП вправе книгу не вести — см. шаг 1.
Храните документы не менее 5 лет
Срок — ст. 29 402-ФЗ. Отсутствие кассовых документов в сроки хранения — «грубое нарушение» по примечанию к ст. 15.11 КоАП, то есть штраф до 10 000 ₽ уже за сам пустой архив. Так что архив кассы — не бюрократия, а защита.
Мини-тест гайда
Проверьте себя: мини-тест гайда
1. Сумма прописью в приходном кассовом ордере —
2. ИП вправе не вести кассовые документы и кассовую книгу?
3. Кассир за смену принял наличную выручку по 40 чекам. Сколько ПКО оформить?